سياسة الاحتفاظ بالوثائق و اتلافها

جدول المحتويات

مقدمة………………………………………………………………………………………………. 2 النطاق……………………………………………………………………………………………… 2 إدارة الوثائق: ………………………………………………………………………………………. 2 الاحتفاظ بالوثائق …………………………………………………………………………………… 3 إتلاف الوثائق………………………………………………………………………………………. 3 اعتماد مجلس الإدارة ……………………………………………………………………………….. 4

مقدمة

هذا الدليل يقدم الإرشادات التي على الجمعية اتباعها بخصوص إدارة و حفظ و إتلاف الوثائق الخاصة بالجمعية.

النطاق

يستهدف هذا الدليل جميع من يعمل لصالح الجمعية و بالأخص رؤساء أقسام أو إدارات الجمعية و المسؤولين التنفيذين و أمين مجلس الإدارة حيث تقع عليهم مسؤولية تطبيق و متابعة ما يرد في هذه السياسة.

إدارة الوثائق

يجب على الجمعية الاحتفاظ بجميع الوثائق في مركز إداري بمقر الجمعية، و تشمل الآتي: • اللائحة الأساسية للجمعية وأي لوائح نظامية أخرى. • سجل العضوية و الاشتراكات في الجمعية العمومية موضحاً به بيانات كل من الأعضاء المؤسسين أو غيرهم

من الأعضاء و تاريخ انضمامه . • سجل العضوية في مجلس الإدارة موضحاُ به تاريخ بداية العضوية لكل عضو وتاريخ و طريقة اكتسابها

(بالانتخاب / التزكية) و يبين فيه بتاريخ الانتهاء و السبب. • سجل اجتماعات الجمعية العمومية. • سجل اجتماعات وقرارات مجلس الإدارة. • السجلات المالية والبنكيةوالعهد. • سجل الممتلكات والأصول. • ملفات لحفظ كافة الفواتير والإيصالات. • سجل المكاتبات و الرسائل. • سجل الزيارات • سجل التبرعات

تكون هذه السجلات متوافقة قدر الإمكان مع أي نماذج تصدرها وزارة الموارد البشرية و التنميةالاجتماعية. ويجب ختمها و ترقيمها قبل الحفظ و يتولى مجلس الإدارة تحديد المسؤول عن ذلك

الاحتفاظ بالوثائق:

• يجب على الجمعية تحديد مدة حفظ لجميع الوثائق التي لديها. وقد تقسمها الى التقسيمات التالية:
• •    حفظ دائم
• حفظ لمدة 4 سنوات
• حفظ لمدة 10 سنوات

• يجب إعداد لائحة توضح نوع السجلات في كل قسم. • يجب الاحتفاظ بنسخة الكترونية لكل ملف أو مستند حفاظاً على الملفات من التلف عند المصائب الخارجة

عن الإرادة مثل النيران أو الاعاصير أو الطوفان و غيرها و كذلك لتوفير المساحات و لسرعة استعادة البيانات.

• يجب أن تحفظ النسخ الالكترونية في مكان آمن مثل السيرفرات الصلبة أو السحابية أو ما شابهها. • يجب أن تضع الجمعية لائحة خاصة بإجراءات التعامل مع الوثائق و طلب الموظف لأي ملف من

الأرشيف و إعادتها و غير ذلك مما يتعلق بمكان الأرشيف و تهيئته و نظامه. • يجب على الجمعية أن تحفظ الوثائق بطريقة منظمة حتى يسهل الرجوع للوثائق و لضمان عدم الوقوع

في مظنة الفقدان أو السرقة أو التلف.

إتلاف الوثائق:

• يجب على الجمعية تحديد طريقة التخلص من الوثائق التي انتهت المدة المحددة للاحتفاظ بها وتحديد المسؤول عن ذلك.

• يجب إصدار مذكرة فيها تفاصيل الوثائق التي تم التخلص منها بعد انتهاء مدة الاحتفاظ بها ويوقع عليها المسؤول التنفيذي ومجلس الإدارة.

• بعد المراجعة واعتماد الإتلاف، تشكل لجنة للتخلص من الوثائق بطريقة آمنة وسليمةو غير مضرة بالبيئة و تضمن إتلاف كامل الوثائق

• تكتب اللجنة المشرفة على الإتلاف محضراً رسمياً ويتم الاحتفاظ به في الارشيف مع عمل نسخ للمسؤولين المعنيين.

اعتماد مجلس الإدارة

تم اعتماد سياسة الاحتفاظ بالوثائق و اتلافها في جمعية عطاء للأسر المنتجه بالعجاجه بإجتماع مجلس الإدارة